一、档案管理目的
规范档案的保存、再利用过程，提高档案管理工作的质量和效率。
二、档案管理制作流程及步骤
档案收集→档案整理（分类）→档案鉴定→档案保存→档案编目及检索→档案统计→档案再利用
三、档案管理具体要求
档案收集：组织各部门需配合办公室，按照完整、不冗沉的要求进行档案的前期收集工作。
档案整理（分类）：对收集后材料进行分类整理；整理文档需注明整理人员和整理时间。
档案鉴定：对各项材料进行整理后鉴定，整理出有价值的材料存档；对相似类材料进行取样存档。
档案编目及检索：依据鉴定筛选留存结果进行编号登记
档案统计：对档案完成保存后，需按照年份-院校级（院级/校级）-文档类型（表格/文档/活动）-活动名称-具体文档名称的格式进行归档整理，纸质档需进行编目。
档案再利用：对已保存档案的提取利用纸质档需填写《档案提取登记表》并在限定期限内归档，电子档直接取用，各个部门将有一人专门负责文档管理工作并与办公室负责人对接。
四、历史档案与阶段性档案管理步骤期限
（一）阶段性档案管理
1.阶段性收集、整理需在材料属性变化后3个工作日内完成；
2.阶段性档案鉴定、编目及检索需在材料收集、整理后3个工作日内完成；
3.阶段性档案保存工作需在材料属性变化后的7个工作日内完成，并提交《档案存放登记表》于办公室；
4.阶段性档案保存期超2月后转为历史档案存档。
（二）历史档案管理
1.现有历史档案需在本办法执行之日后10个工作日内按照本办法步骤重新归纳存档；
2.历史档案的统计与更新需在阶段性档案属性变更后的3个工作日内完成。
五、各部门保存期限及处理意见
办公室 |
学生干部档案 |
（电子档永久保存，纸质档保存3年、 到时可销毁可提取） |
活动策划 |
（3年） |
工作人员安排表 |
（7天） |
各类打分条 |
（7天、提取样本保存，销毁多余） |
活动总结 |
（3年） |
会议签到表 |
（1个月） |
活动签到表 |
（1个月） |
考勤汇总表 |
（1年半） |
校系统部门工作计划与总结 |
（电子档永久保存，纸质档保存3年） |
学院系统部门工作计划与总结 |
（电子档永久保存，纸质档保存3年） |
部门学期工作一览表 |
（电子档永久保存，纸质档保存3年） |
活动登记表 |
（永久） |
通讯录（校） |
（半年） |
通讯录（院） |
（半年） |
值班表（校） |
（半年） |
值班表（院） |
（半年） |
空闲时间表 |
（半年） |
会议考勤表（院） |
（1年半） |
会议记录（校） |
（半年） |
会议记录（院） |
（半年） |
物资汇总表 |
（半年） |
评优体系 |
（永久） |
各类表格文档模板 |
（永久保存，实时更新） |
学风建设部 |
学生干部档案 |
（电子档永久保存，纸质档保存3年、 到时可销毁可提取） |
教学信息团意见反馈表 |
（半年） |
活动策划 |
（3年） |
活动总结 |
（3年） |
会议签到表 |
（一年半） |
活动人员安排表 |
（7天） |
评优体系 |
（永久保存，实时更新） |
…… |
|
心理健康部 |
学生干部档案 |
（电子档永久保存，纸质档保存3年、 到时可销毁可提取） |
活动策划 |
（3年） |
活动总结 |
（3年） |
会议签到表 |
（一年半） |
活动人员安排表 |
（3年） |
评优体系 |
（永久保存，实时更新） |
…… |
|
生活服务部 |
学生干部档案 |
（电子档永久保存，纸质档保存3年、到时可销毁可提取） |
权益反馈表 |
（半年） |
会议签到表 |
（一年半） |
评优体系 |
（永久保存，实时更新） |
帐篷借用登记表 |
（半年） |
…… |
|
文体部 |
学生干部档案 |
（电子档永久保存，纸质档保存3年、 到时可销毁可提取） |
活动策划 |
（3年） |
活动总结 |
（三年） |
会议签到表 |
（一年半） |
评优体系 |
（永久） |
…… |
|
外联部 |
学生干部档案 |
（电子档永久保存，纸质档保存3年、到时可销毁可提取） |
多功能报告厅借用表 |
（半年） |
展板借用表 |
（半年） |
学术报告厅借用表 |
（半年） |
…… |
|
各个部门按照自己部门的需要整理出自己部门需要存档的文件并商讨出文件保存期限，在三个工作日之内按照以上模板上交办公室对接负责人，在十个工作日内整理好自己部门的文件，办公室负责人定期抽查。
六、现有材料类型
（一）学生干部档案
（二）活动策划总结及相关附件
活动策划；活动总结；工作人员安排表 ；打分条；场地规划图……
（三）工作计划与总结
校系统部门工作计划与总结；学院系统部门工作计划与总结
（四）各院系部门上交材料
活动登记表；多功能厅借用表；展览板借用表 ；权益反馈表；教学信息团反馈意见表（电子档）……
（五）组织间交流性材料
…… …… ……
（六）组织内部表格材料
通讯录（校）；值班表（校）；会议考勤表（校）；空闲时间表……
通讯录（院）；值班表（院）；会议考勤表（院）；
七、档案管理信息化
利用网盘对组织电子文档留存。
注：办公室每月15日（遇假期顺延）对组织各部门档案依据本办法进行检查。
附件1
湖北民族大学科技学院学生联合会
档案上交登记表
收取人：
注：保存期限指保存至具体某一天。
湖北民族大学科技学院学生联合会办公室 制
附件2
湖北民族大学科技学院学生联合会
档案提取登记表
湖北民族大学科技学院学生联合会办公室 制
